प्रदेश नं. १ सहकारी रजिष्ट्रार कार्यालयले सहकारी संस्थाहरुलाई वार्षिक साधारणसभा गर्दा पूरा गर्नुपर्ने सात बुँदे मापदण्ड सूचित गरेको छ । प्रचलित सहकारी ऐननियमले तोके बमोजिम हाल सहकारी संघसंस्थाहरुको गत आर्थिक वर्षको कारोवारको लेखापरीक्षण गराउने तथा साधारण सभा सञ्चालन भइरहेको छ । प्रदेश सहकारी ऐन, नियम र मापदण्डमा भएको व्यवस्था बमोजिम यस कार्यालयबाट लेखापरीक्षण तथा साधारण सभा संचालन सम्वन्धी कार्यको नियमन भइरहेको र यस सम्वन्धमा यस अघि पनि विभिन्न मितिमा सूचना प्रकाशित गरी जानकारी गराएको छ ।
चालु वर्षको साधारण सभा २०७८ पौष मसान्तभित्रमा यसअघि कार्यालयबाट जारी मार्गदर्शन बमोजिम अनिवार्य रुपमा सम्पन्न गर्न र साधारण सभा सम्पन्न भएको ३० दिन भित्रमा साधारण सभाबाट पारित आर्थिक वर्ष २०७७र७८ को सक्कल लेखापरीक्षण प्रतिवेदन सहितको वार्षिक प्रतिवेदन अनिवार्य रुपमा यस कार्यालयमा पेश गर्नका लागि कार्यालयको नियमन क्षेत्रमा पर्ने सबै सहकारी संघ संस्थाहरुलाई कार्यालयले जनाएको छ ।
प्रक्रिया नपुगी पेश भएको साधारण सभाको निर्णयलाई कार्यालयले मान्यता नदिने तथा कार्यालयमा दर्ता समेत नगरिने भन्दै निम्न विषयवस्तुहरुमा ध्यान पुर्याएर साधारण सभा सम्पन्न गरी प्रतिवेदन पेश गर्न समेत जानकारी गरइएको छ ।
१. प्रतिनिधमूलक, सूचना प्रविधि प्रयोग गरी वा सबै सदस्यहरुको सहभागितमा जुन विधिबाट साधारण सभा सम्पन्न गरिएको भए तापिन सदस्यहरुको उपस्थिति विवरणको प्रमाणित प्रतिलिप संलग्न भएको हुनुपर्ने र कानूनले तोकेको गणपूरक संख्या पुगेको हुनुपर्ने ।
२. निर्णयसाथ साधारण सभाबाट पारित भएको एक प्रति सक्कल लेखापरीक्षण प्रतिवेदन संलग्न भएको हुनुपर्ने ।
३. आगामी वर्षका लागि लेखापरिक्षक नियुक्ति गर्ने तथा पारिश्रमिक तोक्ने निर्णय अनिवार्य रुपमा साधारण सभाबाट भएको हुनुपर्ने।
४. साधारण सभाको प्रत्येक निर्णय बूँदागत रुपमा लेखिएको हुनुपर्ने। “अध्यक्ष / सचिव / कोषाध्यक्ष /लेखासमित” को प्रतिवेदन पारित गरियो भन्ने खालको निर्णय लेखएको हुनु नहुने ।
५. प्रदेश सहकारी ऐन २०७६ बमोजिम संस्थाबाट आ व ०७७र८७ को कारोवारको लेखापरिक्षणका लागि लेखापरीक्षक नियुक्ति गरेको जानकारी पठाउन यसपूर्व कार्यालयबाट सूचना प्रकाशित गरी निर्देशन गरिएकोमा सो बमोजिम जानकारी पठाएको, नपठाएको विवरण संलग्न हुनुपर्ने ।
६. साधारण सभाबाट विनियम संशोधन प्रस्ताव स्वीकृत गरी स्वीकृतिको लागि पेश गर्नुपर्ने भए अनिवार्य रुपमा प्रत्येक संशोधित व्यवस्थाको तीन महले फाराम बनाई साधारण सभाबाट पारित गराएको हुनुपर्ने ।
७. कार्यालयबाट हालै सघन तथा नियमित अनुगमन गरिएका सहकारी संस्थाहरुको हकमा कार्यालयबाट प्राप्त अनुगमन प्रतिवेदन र दिइएका निर्देशनहरु साधारण सभामा एजेण्डाको रुपमा राखेर छलफल गरी सो उपर साधारण सभाबाट निर्णय भएको हुनुपर्ने ।
